Idémodnings-værktøjet DIMS

I mange virksomheder er opsamling og behandling af idéer for ustruktureret og tilfældig. I mange tilfælde er det jo idéerne, der skal sikre din virksomheds fortsatte eksistens og videre udvikling. Derfor bør denne proces ikke overlades til tilfældighederne. Den bør behandles struktureret og målrettet som de øvrige aktiviteter indenfor virksomhedens kerneforretning.

Dette værktøj giver dig mulighed for at opsamle idéer og behandle dem på en struktureret måde. Systemet vil fungere som en avanceret elektronisk forslagskasse. Derved kan du sikre, at alle forslag og idéer altid bliver overvejet og beslutning om gennemførelse sker på et sagligt og reelt grundlag. Samtidigt kan du sikre, at forslagsstiller får respons på sit forslag. Systemet kan udbygges med et belønningssystem, der virkeligt kan være med til at sætte fokus på idégenereringen og vise, at idéer er velkomne.

Hvordan fungerer det?

I den vedlagte tegning ser du et forløb fra en idé opstår til den ”afsluttes”. Idéen kan enten blive afvist eller danne grundlag for en forandring, typisk i form af et forandringsprojekt.

Noter til tegningen (refererer til numrene på pilene):

En person får en idé! Idéen indrapporteres til systemet enten via direkte oprettelse, via email, eller via en forslagsblanket, som en sekretær indtaster.

  • ”Moderatoren” (se roller nedenfor) tager nu fat i idéen. Blandt andet undersøger han, om der allerede er behandlet lignende idéer tidligere, og hvad deres status er. Sandsynligvis skal der fyldes flere informationer på idéen før den kan gå videre til analyse. Dette kræver sandsynligvis en kontakt med ”idémanden”. ”Moderatoren” foretager de nødvendige opdateringer.
  • Idéen overgår nu til den første analyse. Denne analyse vurderer alle de ”bløde” fakta omkring idéen:
  • Styrker og svagheder ved selve idéen
  • Muligheder og trusler i forhold til omverdenen
  • Alternativer til idéen
  • Interessenterne og deres holdning overfor idéen

”Moderatoren” sørger for at få input tilbage fra alle involverede og opdatere resultatet i systemet.

  • Analysen af de ”bløde” fakta giver en score, som benyttes til at vurdere om der skal arbejdes videre med idéen. Hvis en idé afvises på dette tidspunkt, er det vigtigt for den fremtidige idémodning, at idéen forbliver kendt, så ”moderatoren” i fremtiden kan se, at en given idé har været overvejet, og hvorfor den blev afvist.
  • Nu bliver en decideret financiel analyse sat i gang. Analysen arbejder med forskellige financielle værktøjer, som alle er bygget ind i systemet, for at vurdere idéen i sin helhed, blandt andet:
    • Intern rente
    • Likviditet og betalingsstrømme
    • Tilbagebetalingstid
    • Nutidsværdi af investeringen

”Moderatoren” sørger for at få input tilbage fra alle involverede og opdatere resultatet i systemet.

  • Resultatet af den financielle analyse indgår nu i vurderingen af, om idéen skal gennemføres. Hvis idéen afvises, så forbliver den stadigvæk i systemet med oplysningerne om baggrunden for afvisningen. Hvis idéen iværksættes, så overgår den nu til et decideret forandringsprojekt.
  • Projektlederen udpeges, og forandringsprojektet bemandes (ikke nødvendigvis med de samme personer som har foretaget de indledende analyser). Projektlederen foretager løbende registerering af fremdriften og eventuelle ændringer til projektet (økonomisk/tidsmæssigt) i systemet. Hver opfølgning på projektet giver automatisk sammenligning til de oprindelige projektforudsætninger. På denne måde forbliver alle relevante oplysninger om gennemførelsen af idéen samlet med den oprindelige idé.

Roller:

Der knytter sig forskellige roller til anvendelsen af systemet. De er beskrevet herunder:

”Idémand” Dette er personen, der får idéen! Denne person er vigtig, fordi det er hende/ham, som kan se et praktisk behov for en forandring eller et nyt produkt. Og det vigtigste er måske, at ”idémanden” kan få fortalt sine omgivelser om idéen, så den ikke bare forsvinder og forbliver en enkelt persons gode idé uden nogensinde at blive vurderet og måske gennemført.
”Moderator” Denne person har til opgave at styre forløbet efter en idé er født. Moderatoren skal sikre sig, at alle nødvendige oplysninger om idéen er blevet registreret. ”Moderatoren” er metodiker og behøver ikke selv være idérig.
Interessenter Denne person eller gruppe af personer udvælges på baggrund af hvem idéen vil påvirke – og hvem der kan have indflydelse på selve idéen og det forretningsområde, som idéen berører. Interessenterne vil være afgørende for at kunne analysere idéen korrekt og dermed skabe et reelt beslutningsgrundlag for om idéen skal gennemføres. ”Idémanden” kan godt selv være en del af interessenterne.
Projektleder Såfremt en idé bliver sat i værk, så er projektlederen den person, som har ansvar for gennemførelse af forandringen. Projektlederen er for gennemførelsesfasen hvad ”moderatoren” er for analysefasen. Projektlederen laver på helt traditionel vis løbende opfølgning og registrering af projektforløbet og evt. revideringer til plan og budget.

Du kan også se sammenhængen i systemet i denne “Use Case

 

Kontakt: John Dalsgaard, telefon: 4914-1271 eller email for et konkret tilbud.

Hent produktblad for DIMS